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Prazo do Balanço Patrimonial para licitações públicas

Em conformidade com o Art 31, inciso I da Lei 8.666/93 a Administração pública deverá, quando da qualificação econômico financeira, verificar o balanço patrimonial e as demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa.
Assim, como é de conhecimento, o Balanço Patrimonial é a demonstração contábil destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a posição patrimonial e financeira da entidade. O principal objetivo deste demonstrativo é apresentar de forma organizada e ordenada os registros que afetaram o patrimônio da empresa, de modo a facilitar o conhecimento e a análise da real situação financeira desta.
Pela legislação contábil vigente, a pessoa jurídica não pode optar por registrar os livros na Junta Comercial e também efetuar o registro por Escrituração Contábil Digital via SPED.
Conforme legislação prevista na Junta Comercial, não podem existir duas escriturações relativas ao mesmo período, ou seja, não pode ser autenticado o mesmo livro duas vezes.
Caso já tenha sido autenticado um livro correspondente ao arquivo enviado ao SPED Contábil, será gerada a seguinte exigência: “Número de ordem do livro constante do termo de Abertura está incorreto, Já existe mesmo livro registrado com esse número”.
O balanço autenticado e registrado exigido pelas comissões de licitações, regra geral, é a cópia autenticada do balanço patrimonial e demonstrações transcritas no Livro Diário, contendo a autenticação da Junta Comercial no termo de abertura e encerramento.
A Junta Comercial não mais registra os Livros (Balanços), a impor para os mesmos, a ECD perante a Receita Federal. Nesse sentido, a Instrução Normativa DNRC nº 107/08 é clara:
Art. 16. A geração do livro digital deverá observar quanto à:
I - escrituração e incorporação dos Termos de Abertura e de Encerramento, as disposições contidas no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital – LECD, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007;
(...)
Art. 18. O livro digital será enviado pelo empresário ou sociedade empresária ao Sped com o respectivo requerimento de autenticação à Junta Comercial, ficando o livro disponível naquele Serviço para ser visualizado pelo autenticador da Junta Comercial.
(...)
Art. 19. O Sped remeterá à Junta Comercial arquivo contendo os Termos de Abertura e de Encerramento do livro digital, respectivo Requerimento, assim como outros dados necessários à análise daqueles instrumentos pelo mencionado Órgão, complementada pela visualização do livro no ambiente daquele Serviço.
Portanto, conforme art.19, é a RECEITA FEDERAL, por meio do SPED, que remeterá à Junta Comercial os livros digitais.
Havendo dúvida, controvérsia ou omissão, a Junta Comercial emite uma notificação à empresa titular do Livro Diário (e Balanço) para as devidas retificações, na forma os artigos 19 e 20 da Instrução Normativa DNRC (Departamento Nacional de Registro do Comércio) nº 107/08.
Explicitamente, a Junta Comercial não pode protocolar o Livro Diário (com o Balanço) uma vez que é matéria e obrigatoriedade exclusiva da Receita Federal. Da mesma forma, não teria cabimento autenticar uma via impressa do Livro Diário perante a Junta Comercial até 30/04 e depois requerer o registro do mesmo Livro Diário (digital) à Receita Federal até 30/06. Não podem existir duas escriturações relativas ao mesmo período. Em consulta ao site da Receita Federal, consta a seguinte orientação: “São formas alternativas de escrituração: em papel, em fichas, em microfichas ou digital.”
As referidas escriturações não podem coexistir em relação ao mesmo período. Ou seja, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, sendo um digital e outro impresso. Em resumo, os livros digitais não precisam ser impressos.
Assim sendo, para atender as exigências nas licitações com o Livro Diário Eletrônico, o empresário, deverá apresentar o comprovante de entrega da Escrituração Contábil Digital ao SPED Contábil, juntamente com o termo de autenticação eletrônica realizada pela Junta Comercial.
Desta forma, não há possibilidade de registrar a ECD antes de enviar ao SPED, pois o registro da Junta Comercial depende primeiro do envio da escrituração digital para o SPED contábil via ReceitaNet.
Na prática e na maioria dos casos, para fins de maior segurança, evitando assim, uma possível inabilitação no certame, as empresas que estão enquadradas no SPED, ao analisarem os editais, solicitam em tese de esclarecimentos, a confirmação se podem ou não apresentar as comprovação da escrituração digital de seu balanço patrimonial em substituição a cópia do livro diário autenticado pela Junta Comercial, informando ao órgão a forma de apresentação de seu balanço patrimonial conforme legislação vigente.
O presente parecer tem apenas cunho informativo, não configurando assim, parecer jurídico e/ou orientação jurídica.
As decisões sobre o assunto são de responsabilidade exclusiva do cliente.

Benicia Montelli
Consultora Especialista em Licitações.